Unustatud tšekid, kadunud saatelehed ja kuu viimasel päeval saabunud pangaväljavõtted on raamatupidaja suurim õudusunenägu ning ettevõtte otsene rahaline kahju. Algdokumentide puudumine tähendab 24% sisendkäibemaksu (KM) mahaarvamise õiguse kaotamist ja erisoodustusmaksu tekkimise riski.
Dokumentide kogumine ei sõltu üksnes inimeste kohusetundlikkusest, vaid õigesti korraldatud protsessist. Siin on neli sammu, mis aitavad selle probleemi lõplikult lahendada.
- Digitaliseerige tšekkide kogumine (CostPocket, Envoice).
Unustage taskutesse kogunevad pabertšekid. Kehtestage reegel: „Ost tehtud – pildista tšekk kohe rakenduses – saada raamatupidamisse.“ OCR-teenused tuvastavad automaatselt summad ja käibemaksu ning edastavad andmed raamatupidamisse 30 sekundiga. - Võtke kasutusele e-arved ja eraldi e-posti aadress.
Ärge saatke arveid WhatsAppi ega isiklikele e-posti aadressidele. Looge tarnijate arvete jaoks eraldi aadress, näiteks arved@company.ee, ning võtke kasutusele e-arvete vastuvõtmine. - Looge pangaga otseühendus (Bank-to-API).
Ärge laadige pangaväljavõtteid käsitsi alla. Internetipanga (LHV, Swedbank, SEB või Coop) ühendamine raamatupidamisprogrammiga võimaldab pangatehinguid iga päev automaatselt importida. - Kehtestage selged reeglid.
- Töötajatele: sätestage ettevõtte sisekorras, et kui ettevõtte pangakaardiga tehtud ostu tšekki ei esitata hiljemalt kuu 25. kuupäevaks, arvestatakse vastav summa töötaja aruandekohustuslike summade hulka.
- Raamatupidamisbüroo klientidele: määrake dokumentide esitamise tähtaeg, näiteks iga kuu 5. kuupäev, ning kehtestage hilinenud dokumentide töötlemisele kõrgem tasu.
💡 Peamine järeldus: mida lihtsam on dokumenti esitada, seda kiiremini jõuab see raamatupidamisse.
Kuidas on teie ettevõttes algdokumentide kogumine korraldatud? Kas kasutate tšekkide skannimiseks mõnda rakendust?
